GTD - Getting Things Done

Di Daniele Vietri | Twitter @marlenek | Facebook danielevietri
03/10/2006 - in Web Development - Commenti (4)
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Cos'è il GTD
Sono da poco venuto a conoscenza di questa tecnica chiamata GTD, acronimo di Gettin' Things Done, ovvero un metodo logico che ha lo scopo di ridurre lo stress mentale ed aumentare la produttività individuale grazie ad una gestione ottimale degli impegni e delle attività. In realtà ho sempre utilizzato una tecnica di questo genere senza saperlo, sicuramente meno raffinata, ma credo che ognuno di noi abbia il mitico file "da_fare.txt" sul desktop!

Insomma il primo ad aver sintetizzato il metodo è stato tale David Allen che ha scritto anche un libro a riguardo "Getting Things Done: the art of stress-free productivity". Al Bzaarcamp 2006 di Milano ne ha parlato anche Alessio Bragadini in una presentazione che ho seguito con interesse (e videoregistrato), proprio perché avevo appena sviluppato un paio di script ad uopo.

Le basi del GTD
I principi alla base di questo metodo sono molto semplici, quasi banali, in realtà secondo me oltre alle ottime regole di Allen occorre senza dubbio la buona volontà da parte di chi utilizza la tecnica "Getting Things Done". L'idea è: per ottimizzare la produttività personale devi avere la mente sgombra da pensieri e da impegni, per farlo basta scrivere/salvare idee ed impegni da qualche parte per poi prenderli in carico al momento opportuno senza scordarsi di nulla; in questo modo sarà più facile concentrarsi sul singolo impegno attualmente in gestione.

Il sig. GTD suggerisce, aiutandosi con un calendario che tenga traccia delle scadenze, di archiviare gli impegni per liste:

• Next actions
  Utile per gli impegni che richiederanno la nostra attenzione in futuro, qualsiasi cosa che necessita di una decisione deve finire in questa lista.
• Projects
  Questa lista raggruppa tutte le attività che richiedono più di un'azione e che quindi dovranno essere riviste periodicamente per assicurarsi che vengano completate
• Waiting for
  Utilizzabile per catalogare gli impegni che abbiamo delegato a terzi dai quali aspettiamo un riscontro
• Someday/Maybe
  Infine l'insieme delle cose che vanno fatte, ma non in questo momento
  

Come funziona il GTD
Riassumendo il metodo si divide in due momenti:

1. Archivia
   Bisogna liberare la mente segnando tutti gli impegni, le attività e le idee in un luogo comodamente accessibile: un quaderno, delle cartellette, la mailbox, un registratore, il computer o quello che è più comodo per ognuno. Da questo momento è tutto lì, nel luogo sacro che Allen chiama "Inbox", nulla può scappare ed ogni impegno è pronto per il passo successivo. L'obiettivo è chiaramente quello di svuotare pian piano la lista degli impegni.
    
2. Processa
   Bisogna quotidianamente analizzare la Inbox facendo scorrere gli impegni secondo queste regole:
   
• gli impegni impegno non deve mai tornare nella Inbox, in questo modo la decisione va presa solo una volta e saremo sicuri che tutto verrà portato a termine
• si inizia dal primo
• si analizza un impegno per volta

• se l'azione richiede pochi minuti va portata a termine subito
  
• altrimenti va delegata a qualcuno (lista Waiting for) oppure rinviata (lista Next actions)
• se invece l'impegno non richiede alcuna azione:
• lo teniamo per futura consultazione
• lo cancelliamo
• lo lasciamo in lista perché un'azione sarebbe prematura in questo momento (Lista Maybe)
  

Ora bisogna solo seguire rigorosamente le regole del "gioco", senza pensieri. Fortunatamente David Allen dice che il suo metodo fornisce solo delle regole di base che ognuno dovrà poi personalizzare ed adattare secondo la propria situazione.

La mia piattaforma GTD
Esistono già alcuni software per il Getting Things Done, raggiungibili tramite una ricerca su Google, ed esiste anche un'estensione di Firefox che sfrutta GMail per tener traccia degli impegni chiamata "GTD Gmail Extension".

Nel mio piccolo ne ho sviluppata una, con alcune rivisitazioni. La mia piattaforma è semplice, anzi essenziale, perché ha come obiettivo un utilizzo veloce e continuativo: pochi campi da riempire, funzioni fondamentali, grafica molto easy. Rispetta comunque tutte le regole di base del concetto GTD, ma può essere personalizzata a piacere perché sfrutta l'associazione di N tag ad ogni impegno. E' quindi possibile utilizzare le liste suggerite dal metodo base, ma anche ampliarle o rivederle completamente. Ed ovviamente è accessibile sempre, via web. Integra inoltre il calendario che Allen suggerisce di utilizzare in parallelo ed un paio di flag per definire un impegno come "urgente" oppure come "parzialmente completo". Ed ho aggiunto il concetto di impegno "scaduto". Stavo pensando di farne uno zip e distribuirlo in Open Source sotto licenza GPL, come dBlog (ma dubito che di questo tool seguirò l'aggiornamento), che ne dite? Intanto ecco uno screenshot della mia lista "post" da scrivere sul blog, si può vedere la schermata della piattaforma GTD:


Approfondimenti
Lifehack.org
The community blog on GTD and Productivity

43 Folders
A wiki devoted to GTD-related tips and tricks

Downloadblog
Qualche post sui tool e le tecniche GTD

Alessio Bragadini
Intervento al BzaarCamp 2006 di Milano

Segnalo
I post con tag GTD

Detto, fatto! L'arte dell'efficienza
Libro in italiano su GTD, ed. Sperling & Kupfler

Ottantaventi
Blog sull'argomento e interessante introduzione al GTD

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