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GTD software: free tool italiano

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Al BzaarCamp di Milano ho seguito un workshop sul Getting Things Done in cui Alessio spiegava brevemente i concetti di base ed i relativi vantaggi: da pochi giorni ero venuto a conoscenza di questo metodo e stavo sviluppando per me una semplicissima piattaforma che mi aiutasse nella gestione del tempo e degli impegni personali. Dopo l’evento milanese ho apportato alcune modifiche e rivisto qualche concetto di David Allen secondo le mie idee, con lo scopo di rendere questo strumento un pochino più flessibile per adattarlo meglio alle singole esigenze.

A seguito del BarCamp e del mio post sul Gettin’ Things Done ho letto diversi interventi che segnalavano questo metodo come interessante/utile e, dopo l’esperienza con dBlog, il passo verso la distribuzione gratuita di un tool simile è stato decisamente breve. 🙂

Le funzionalità previste per questo strumento sono appositamente ridotte all’osso, l’idea è quella di creare un sistema da usare davvero e spesso: poche richieste, poca grafica, informazioni a colpo d’occhio, etc. Anche per questo motivo non esiste un manuale, ma bastano 5 minuti di utilizzo per assumerne la piena padronanza. In ogni caso segue qualche punto che illustra brevemente le principali caratteristiche.

GTD - Pannello di gestione

Web based
Ho notato che la maggioranza dei software Getting Things Done si installa come un software sul PC, ma visto che siamo sempre più “wired” e che mi trovo più spesso con una connessione sotto mano piuttosto che il contrario ho preferito gestire la cosa da un luogo che sia accessibile sempre e ovunque. I requisiti minimi del vostro hosting devono essere: server Microsoft Windows, supporto Microsoft ASP, una cartella per i database Microsoft Access con permessi di scrittura. Se preferite potete anche installare IIS sul computer locale oppure nella intranet aziendale e utilizzare la piattaforma in questo modo.

Accesso riservato
Ovviamente la consultazione e la gestione degli impegni personali richiedono l’autenticazione al sistema, cioé l’inserimento della rodata coppia UserID e Password. Per maggior comodità viene registrato un cookie (scadenza 24 ore) sul computer di chi effettua il login, in maniera tale da non dover continuare ad inserire i dati di accesso: l’idea è quella di tenere sempre a portata di mano l’elenco degli impegni programmati. L’utente predefinito ha come UserID “admin” e come Password “admin”, quindi il mio invito è quello di modificare subito la password con una meno identificabile.

Cambio password
Per modificare la password predefinita è sufficiente effettuare il login al sistema GTD e poi utilizzare l’apposita icona in alto, nella colonna centrale, rappresentata da una chiave d’oro. Si aprirà uno spazio dove inserire la nuova parola segreta, inseritela e confermate cliccando sul pulsante “Modifica”. La nuova password sarà attiva dal prossimo login.

E dopo le tre Marie… le tre colonne!
Come dicevo ho cercato di semplificare al massimo l’interfaccia, perché è mia intenzione utilizzare molto il metodo GTD, quindi ho eliminato qualsiasi cosa che non fosse strettamente necessaria per le mie esigenze. L’interfaccia grafica si è quindi ridotta ad una struttura con 3 colonne: “Scadute“, “Da fare“, “Complete” ed il femminile è legato al generico, infantile e famigliare termine “cose”. 😀

La prima colonna identifica quindi gli impegni scaduti, cioé che non sono stati chiusi entro il tempo (data e ora) stabilito in fase di creazione dell’impegno; quando un impegno non viene completato entro la sua data viene automaticamente spostato in questa zona.
La seconda colonna, invece, mostra gli impegni da svolgere nell’immediato futuro, inoltre prevede la possibilità di aggiungerne di nuovi.
L’ultima colonna, quella più a destra, elenca gli ultimi impegni completati a titolo di archivio storico; quando indicate un impegno come completo al 100% (tramite l’apposita barra che vedremo più avanti) viene automaticamente spostato in questa zona.

Ogni colonna contiene gli ultimi 50 eventi (per me sono più che sufficienti), tuttavia questo numero è personalizzabile agendo su una costante inserita negli script.

L’organizzazione a tag
Come abbiamo visto una delle regole del metodo di Allen prevede l’utilizzo di strutture ben definite per l’organizzazione degli appuntamenti. Questa imposizione è stata un po’ rivista secondo il mio modestissimo parere: ho preferito delegarmi la scelta del “cassetto” nel quale inserire ogni singolo impegno. Ecco quindi la logica dei tag con la quale si possono creare insiemi organizzati secondo le preferenze di ognuno e le necessità attuali. Inoltre ogni impegno può essere parte di più insiemi, il che si traduce nell’associazione di un singolo impegno a più tag (separandoli, in fase di inserimento, con una semplice virgola).

GTD - Elenco dei tag

Dopo l’ingresso nel sistema GTD vengono mostrati sempre tutti gli ultimi impegni, agendo con un clic sui tag presenti nella prima riga è possibile filtrarli e visualizzare solo le informazioni di interesse. Il numero tra parentesi vicino ad ogni tag indica gli impegni non ancora completati, cioé quelli scaduti e quelli da fare.

Aggiungi, modifica, cancella
Poi è certamente possibile aggiungere, modificare e cancellare un impegno. Nel primo caso, cioé per inserire un nuovo impegno, basta cliccare sull’unica icona che contiene un simbolo verde di addizione, che trovate in alto nella colonna “Da fare”. Si aprirà un modulo con qualche campo da compilare tra cui: Titolo, Descrizione breve, Tag (separati da virgole) e Data/Ora (scelta in maniera visuale tramite un calendario popup), cliccando successivamente sul pulsante “Aggiungi” l’impegno viene controllato e, se non ci sono errori, inserito per l’utente connesso.

GTD - Modifica di un impegno

Per modificare un appuntamento invece è sufficiente cliccare sull’icona con la cartelletta marrone presente a destra di ogni titolo: si aprirà lo stesso modulo dell’inserimento, con i valori già compilati, un clic sul pulsante “Salva” registra le modifiche apportate.
Infine per cancellare un evento c’è la classica icona che rappresenta un cestino, ricordate che una volta confermata la cancellazione è irreversibile.

Barra di completamento
Un’altra caratteristica nuova/rivisitata che ho implementato rispetto alle classiche regole del GTD è la possibilità di definire lo stato di avanzamento di un impegno. Per il momento ho considerato solo 3 casi: impegno da iniziare (0%), impegno parzialmente completo (50%) e impegno concluso (100%). La percentuale di completamento viene rappresentata tramite una barra che rispettivamente assume lo stato di: non colorata, colorata a metà oppure tutta colorata.

GTD - Barra di completamento e icona In rilievo

Per modificare il completamento di un impegno bisogna cliccare sulla barra relativa al singolo impegno, la trovate sulla destra di ogni titolo. Assegnando il 100% di completamento ad un impegno, questo viene automaticamente trasferito nella colonna “Complete”.

In rilievo
Un’altra caratteristica molto semplice che ho aggiunto è quella che permette la segnalazione di un impegno come “urgente” sfruttando l’icona triangolare con il simbolo “!” al centro. Oltre a questo avviso grafico gli impegni indicati come urgenti vengono spostati in cima alla colonna di cui fanno parte, appunto per dargli maggior rilievo e visibilità. Sbrigatevi a completare questi impegni: immagino che siano importanti, no? 😉

Multiutenza
Questo software Getting Things Done è già predisposto per l’utilizzo multi-utente (anche se penso sia una necessità rara), manca solo un pannello per la creazione dei singoli account.

GTD - Login e multiutenza

Se siete pratici di Access e dell’algoritmo di cifratura SHA allora è sufficiente inserire un nuovo record nella tabella degli utenti, scegliere una UserID univoca e assegnare una password cifrata (oppure copia-incollarne una conosciuta, effettuare il login e cambiarla tramite l’apposita funzione). O se preferite sviluppare un pannello per la gestione degli utenti e renderlo disponibile al mondo.

Installazione
Non possiamo parlare di vera e propria installazione perché per usare questa piattaforma GTD è sufficiente copiare tutto sul proprio hosting e niente più. I file vanno messi nella cartella \gtd ad eccezione del database che va messo nella cartella \mdb-database. Anche in questo caso se desiderate personalizzare i percorsi e le cartelle basta modificare gli script a vostro piacimento.

Licenza
La licenza di distribuzione, come per dBlog CMS Open Source, è la GPL e viene richiesto il mantenimento dei credits solo nella pagina di Login. Certo, se poi avete piacere di linkare il mio blog non potrò che apprezzare la vostra generosità! 🙂

Attenzione: tutto bello, però…
Ho tenuto la batosta per la fine! Al momento non ho intenzione (tempo, a onor del vero) di seguire gli sviluppi del mio software GTD, per cui su questa piccola piattaforma non fornirò assistenza né successive release fino a nuove comunicazioni. Insomma, va presa così com’è… tanto si tratta di software Open Source, potete spippolarci ad libidum. Invece, se vorrete, mi farà piacere sentire il vostro parere: critiche, consigli, idee, bug, etc. Non si sa mai!

Scarica il software GTD gratis
Dopo tante parole eccoci al punto clou della descrizione di questa piattaforma: ecco il link per il download free del tool GTD – Getting Things Done (55 Kb).

Per saperne di più
Wikipedia: GTD
David Allen: sito ufficiale, voce su Wikipedia
Siti: 43folders, Lifehack
Post: su dBlog
Blog: downloadblog, lastknight
Google: ricerca per GTD in italiano

Altro che Google

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Su FindSound è possibile ricercare suoni in base a parole chiave. Il risultato è una pagina che mostra l’url per scaricare il file, un pulsante per ascoltarlo online, il grafico dell’onda sonora e qualche informazione su formato, bit rate, tempo e stereo. Very cool.

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