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Pubblicare un sito web: verifiche e controlli preventivi

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Cosa controllare prima e durante la pubblicazione di un sito web.
Per lavoro mi capita con frequenza di elaborare analisi e progettare siti web, sistemi e-Commerce o applicazioni online. Come Web Project Manager seguo poi le fasi di relazione con il cliente ed il processo di sviluppo interno, ma chi ha partecipato ad un progetto web sa bene che una delle fasi più complesse è proprio quella finale: la pubblicazione.

La giornata in cui si va online, specie se bisogna sostituire un sito già esistente, è senza dubbio carica di stress e di pressioni da tutti i fronti: il cliente, il boss, i colleghi e… gli utenti! In una situazione simile la presenza di qualche errore o dimenticanza è inevitabile (e umano), anche se sono stati già effettuati tutti i test del caso. Viceversa condizioni di lavoro ottimali permetterebbero di ridurre notevolmente la percentuale di queste fastidiose imprecisioni.

Ecco perché può essere molto utile una linea guida che ci liberi dalla preoccupazione di… pensare se abbiamo fatto tutto. 😉 A supporto del delicato processo possiamo preparare un elenco di attività da verificare prima e durante la fase di pubblicazione: questo limita di molto gli errori, permette di essere più efficienti e soprattutto è un lavoro dannatamente meccanico.

Per realizzare il documento sono partito dal mio lavoro quotidiano ed ho integrato l’elenco con quello preparato da altri operatori del web, italiani ed americani. Non si tratta chiaramente di un lavoro definitivo, bensì di un inizio personalizzabile secondo le varie esigenze.

Ho deciso di condividere il file nella speranza che possa essere rivisto, modificato e migliorato grazie al prezioso contributo di tutti. La distribuzione è gratuita, in formato PDF e sotto licenza Creative Commons. Di seguito il link per scaricare il documento:

Lista di attività da controllare e verificare prima della pubblicazione di un sito web (PDF) Clicca per scaricare il PDF Lista di attività da verificare prima di pubblicare un sito web

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Website complete launch checklist

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What to check before publishing a website.
For my job, I often analyze and design web sites, e-Commerce systems and online applications. As a Web Project Manager I manage the relationship with the customer and the internal development process. As all the people who actively participated in a web development project, I know that one of the most complex and critical phase is the last one, i.e. the publishing.

The day in which the project goes online, especially when substituting/updating an existing site, is full of stress and pressure coming from several stakeholders: the customer, the boss, the colleagues and, last but not least, the users. In such a scenario, making mistakes is unavoidable (and human), even if all the tests were properly performed. On the other hand, having an optimal working condition would allow to drastically decrease the percentage of these inconvenient mistakes.

For this reason, having a guideline would make us not worried about whether we did everything or not. To better support the publishing  process we can prepare a list of activities which should be checked before and during the publishing phase. Checking the list, being a very mechanical work, limits the possibility of making mistakes and improves our efficiency.

To create the document, I started from my everyday work experience, integrating my initial list with others from Italian and american web operators. The checklist is not supposed to be a final document, but rather an initial work that other people can customize and integrate according to their needs.

I decided to share the document, hoping that it can be reviewed, modified and improved, thanks to everybody’s contribution. The document distribution is free, in PDF format, under the Creative Commons license. The link to download the checklist follows:

Website complete launch checklist (PDF) Click to download the Website complete launch checklist PDF document

What do you think?

Thanks to Marco D’Ambros for the english translation.

GTD software: free tool italiano

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Al BzaarCamp di Milano ho seguito un workshop sul Getting Things Done in cui Alessio spiegava brevemente i concetti di base ed i relativi vantaggi: da pochi giorni ero venuto a conoscenza di questo metodo e stavo sviluppando per me una semplicissima piattaforma che mi aiutasse nella gestione del tempo e degli impegni personali. Dopo l’evento milanese ho apportato alcune modifiche e rivisto qualche concetto di David Allen secondo le mie idee, con lo scopo di rendere questo strumento un pochino più flessibile per adattarlo meglio alle singole esigenze.

A seguito del BarCamp e del mio post sul Gettin’ Things Done ho letto diversi interventi che segnalavano questo metodo come interessante/utile e, dopo l’esperienza con dBlog, il passo verso la distribuzione gratuita di un tool simile è stato decisamente breve. 🙂

Le funzionalità previste per questo strumento sono appositamente ridotte all’osso, l’idea è quella di creare un sistema da usare davvero e spesso: poche richieste, poca grafica, informazioni a colpo d’occhio, etc. Anche per questo motivo non esiste un manuale, ma bastano 5 minuti di utilizzo per assumerne la piena padronanza. In ogni caso segue qualche punto che illustra brevemente le principali caratteristiche.

GTD - Pannello di gestione

Web based
Ho notato che la maggioranza dei software Getting Things Done si installa come un software sul PC, ma visto che siamo sempre più “wired” e che mi trovo più spesso con una connessione sotto mano piuttosto che il contrario ho preferito gestire la cosa da un luogo che sia accessibile sempre e ovunque. I requisiti minimi del vostro hosting devono essere: server Microsoft Windows, supporto Microsoft ASP, una cartella per i database Microsoft Access con permessi di scrittura. Se preferite potete anche installare IIS sul computer locale oppure nella intranet aziendale e utilizzare la piattaforma in questo modo.

Accesso riservato
Ovviamente la consultazione e la gestione degli impegni personali richiedono l’autenticazione al sistema, cioé l’inserimento della rodata coppia UserID e Password. Per maggior comodità viene registrato un cookie (scadenza 24 ore) sul computer di chi effettua il login, in maniera tale da non dover continuare ad inserire i dati di accesso: l’idea è quella di tenere sempre a portata di mano l’elenco degli impegni programmati. L’utente predefinito ha come UserID “admin” e come Password “admin”, quindi il mio invito è quello di modificare subito la password con una meno identificabile.

Cambio password
Per modificare la password predefinita è sufficiente effettuare il login al sistema GTD e poi utilizzare l’apposita icona in alto, nella colonna centrale, rappresentata da una chiave d’oro. Si aprirà uno spazio dove inserire la nuova parola segreta, inseritela e confermate cliccando sul pulsante “Modifica”. La nuova password sarà attiva dal prossimo login.

E dopo le tre Marie… le tre colonne!
Come dicevo ho cercato di semplificare al massimo l’interfaccia, perché è mia intenzione utilizzare molto il metodo GTD, quindi ho eliminato qualsiasi cosa che non fosse strettamente necessaria per le mie esigenze. L’interfaccia grafica si è quindi ridotta ad una struttura con 3 colonne: “Scadute“, “Da fare“, “Complete” ed il femminile è legato al generico, infantile e famigliare termine “cose”. 😀

La prima colonna identifica quindi gli impegni scaduti, cioé che non sono stati chiusi entro il tempo (data e ora) stabilito in fase di creazione dell’impegno; quando un impegno non viene completato entro la sua data viene automaticamente spostato in questa zona.
La seconda colonna, invece, mostra gli impegni da svolgere nell’immediato futuro, inoltre prevede la possibilità di aggiungerne di nuovi.
L’ultima colonna, quella più a destra, elenca gli ultimi impegni completati a titolo di archivio storico; quando indicate un impegno come completo al 100% (tramite l’apposita barra che vedremo più avanti) viene automaticamente spostato in questa zona.

Ogni colonna contiene gli ultimi 50 eventi (per me sono più che sufficienti), tuttavia questo numero è personalizzabile agendo su una costante inserita negli script.

L’organizzazione a tag
Come abbiamo visto una delle regole del metodo di Allen prevede l’utilizzo di strutture ben definite per l’organizzazione degli appuntamenti. Questa imposizione è stata un po’ rivista secondo il mio modestissimo parere: ho preferito delegarmi la scelta del “cassetto” nel quale inserire ogni singolo impegno. Ecco quindi la logica dei tag con la quale si possono creare insiemi organizzati secondo le preferenze di ognuno e le necessità attuali. Inoltre ogni impegno può essere parte di più insiemi, il che si traduce nell’associazione di un singolo impegno a più tag (separandoli, in fase di inserimento, con una semplice virgola).

GTD - Elenco dei tag

Dopo l’ingresso nel sistema GTD vengono mostrati sempre tutti gli ultimi impegni, agendo con un clic sui tag presenti nella prima riga è possibile filtrarli e visualizzare solo le informazioni di interesse. Il numero tra parentesi vicino ad ogni tag indica gli impegni non ancora completati, cioé quelli scaduti e quelli da fare.

Aggiungi, modifica, cancella
Poi è certamente possibile aggiungere, modificare e cancellare un impegno. Nel primo caso, cioé per inserire un nuovo impegno, basta cliccare sull’unica icona che contiene un simbolo verde di addizione, che trovate in alto nella colonna “Da fare”. Si aprirà un modulo con qualche campo da compilare tra cui: Titolo, Descrizione breve, Tag (separati da virgole) e Data/Ora (scelta in maniera visuale tramite un calendario popup), cliccando successivamente sul pulsante “Aggiungi” l’impegno viene controllato e, se non ci sono errori, inserito per l’utente connesso.

GTD - Modifica di un impegno

Per modificare un appuntamento invece è sufficiente cliccare sull’icona con la cartelletta marrone presente a destra di ogni titolo: si aprirà lo stesso modulo dell’inserimento, con i valori già compilati, un clic sul pulsante “Salva” registra le modifiche apportate.
Infine per cancellare un evento c’è la classica icona che rappresenta un cestino, ricordate che una volta confermata la cancellazione è irreversibile.

Barra di completamento
Un’altra caratteristica nuova/rivisitata che ho implementato rispetto alle classiche regole del GTD è la possibilità di definire lo stato di avanzamento di un impegno. Per il momento ho considerato solo 3 casi: impegno da iniziare (0%), impegno parzialmente completo (50%) e impegno concluso (100%). La percentuale di completamento viene rappresentata tramite una barra che rispettivamente assume lo stato di: non colorata, colorata a metà oppure tutta colorata.

GTD - Barra di completamento e icona In rilievo

Per modificare il completamento di un impegno bisogna cliccare sulla barra relativa al singolo impegno, la trovate sulla destra di ogni titolo. Assegnando il 100% di completamento ad un impegno, questo viene automaticamente trasferito nella colonna “Complete”.

In rilievo
Un’altra caratteristica molto semplice che ho aggiunto è quella che permette la segnalazione di un impegno come “urgente” sfruttando l’icona triangolare con il simbolo “!” al centro. Oltre a questo avviso grafico gli impegni indicati come urgenti vengono spostati in cima alla colonna di cui fanno parte, appunto per dargli maggior rilievo e visibilità. Sbrigatevi a completare questi impegni: immagino che siano importanti, no? 😉

Multiutenza
Questo software Getting Things Done è già predisposto per l’utilizzo multi-utente (anche se penso sia una necessità rara), manca solo un pannello per la creazione dei singoli account.

GTD - Login e multiutenza

Se siete pratici di Access e dell’algoritmo di cifratura SHA allora è sufficiente inserire un nuovo record nella tabella degli utenti, scegliere una UserID univoca e assegnare una password cifrata (oppure copia-incollarne una conosciuta, effettuare il login e cambiarla tramite l’apposita funzione). O se preferite sviluppare un pannello per la gestione degli utenti e renderlo disponibile al mondo.

Installazione
Non possiamo parlare di vera e propria installazione perché per usare questa piattaforma GTD è sufficiente copiare tutto sul proprio hosting e niente più. I file vanno messi nella cartella \gtd ad eccezione del database che va messo nella cartella \mdb-database. Anche in questo caso se desiderate personalizzare i percorsi e le cartelle basta modificare gli script a vostro piacimento.

Licenza
La licenza di distribuzione, come per dBlog CMS Open Source, è la GPL e viene richiesto il mantenimento dei credits solo nella pagina di Login. Certo, se poi avete piacere di linkare il mio blog non potrò che apprezzare la vostra generosità! 🙂

Attenzione: tutto bello, però…
Ho tenuto la batosta per la fine! Al momento non ho intenzione (tempo, a onor del vero) di seguire gli sviluppi del mio software GTD, per cui su questa piccola piattaforma non fornirò assistenza né successive release fino a nuove comunicazioni. Insomma, va presa così com’è… tanto si tratta di software Open Source, potete spippolarci ad libidum. Invece, se vorrete, mi farà piacere sentire il vostro parere: critiche, consigli, idee, bug, etc. Non si sa mai!

Scarica il software GTD gratis
Dopo tante parole eccoci al punto clou della descrizione di questa piattaforma: ecco il link per il download free del tool GTD – Getting Things Done (55 Kb).

Per saperne di più
Wikipedia: GTD
David Allen: sito ufficiale, voce su Wikipedia
Siti: 43folders, Lifehack
Post: su dBlog
Blog: downloadblog, lastknight
Google: ricerca per GTD in italiano

GTD – Getting Things Done

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Cos’è il GTD Sono da poco venuto a conoscenza di questa tecnica chiamata GTD, acronimo di Gettin’ Things Done, ovvero un metodo logico che ha lo scopo di ridurre lo stress mentale ed aumentare la produttività individuale grazie ad una gestione ottimale degli impegni e delle attività. In realtà ho sempre utilizzato una tecnica di questo genere senza saperlo, sicuramente meno raffinata, ma credo che ognuno di noi abbia il mitico file “da_fare.txt” sul desktop! 🙂 Insomma il primo ad aver sintetizzato il metodo è stato tale David Allen che ha scritto anche un libro a riguardo “Getting Things Done: the art of stress-free productivity“. Al Bzaarcamp 2006 di Milano ne ha parlato anche Alessio Bragadini in una presentazione che ho seguito con interesse (e videoregistrato), proprio perché avevo appena sviluppato un paio di script ad uopo. Le basi del GTD I principi alla base di questo metodo sono molto semplici, quasi banali, in realtà secondo me oltre alle ottime regole di Allen occorre senza dubbio la buona volontà da parte di chi utilizza la tecnica “Getting Things Done“. L’idea è: per ottimizzare la produttività personale devi avere la mente sgombra da pensieri e da impegni, per farlo basta scrivere/salvare idee ed impegni da qualche parte per poi prenderli in carico al momento opportuno senza scordarsi di nulla; in questo modo sarà più facile concentrarsi sul singolo impegno attualmente in gestione. Il sig. GTD suggerisce, aiutandosi con un calendario che tenga traccia delle scadenze, di archiviare gli impegni per liste:

  • Next actions Utile per gli impegni che richiederanno la nostra attenzione in futuro, qualsiasi cosa che necessita di una decisione deve finire in questa lista.
  • Projects Questa lista raggruppa tutte le attività che richiedono più di un’azione e che quindi dovranno essere riviste periodicamente per assicurarsi che vengano completate
  • Waiting for Utilizzabile per catalogare gli impegni che abbiamo delegato a terzi dai quali aspettiamo un riscontro
  • Someday/Maybe Infine l’insieme delle cose che vanno fatte, ma non in questo momento

Come funziona il GTD Riassumendo il metodo si divide in due momenti:

  1. Archivia Bisogna liberare la mente segnando tutti gli impegni, le attività e le idee in un luogo comodamente accessibile: un quaderno, delle cartellette, la mailbox, un registratore, il computer o quello che è più comodo per ognuno. Da questo momento è tutto lì, nel luogo sacro che Allen chiama “Inbox”, nulla può scappare ed ogni impegno è pronto per il passo successivo. L’obiettivo è chiaramente quello di svuotare pian piano la lista degli impegni.
  2. Processa Bisogna quotidianamente analizzare la Inbox facendo scorrere gli impegni secondo queste regole:
    • gli impegni impegno non deve mai tornare nella Inbox, in questo modo la decisione va presa solo una volta e saremo sicuri che tutto verrà portato a termine
    • si inizia dal primo
    • si analizza un impegno per volta
Se l’impegno richiede un’azione siamo davanti a tre possibilità:
    • se l’azione richiede pochi minuti va portata a termine subito
    • altrimenti va delegata a qualcuno (lista Waiting for) oppure rinviata (lista Next actions)
    • se invece l’impegno non richiede alcuna azione:
      • lo teniamo per futura consultazione
      • lo cancelliamo
      • lo lasciamo in lista perché un’azione sarebbe prematura in questo momento (Lista Maybe)

Ora bisogna solo seguire rigorosamente le regole del “gioco”, senza pensieri. Fortunatamente David Allen dice che il suo metodo fornisce solo delle regole di base che ognuno dovrà poi personalizzare ed adattare secondo la propria situazione. La mia piattaforma GTD Esistono già alcuni software per il Getting Things Done, raggiungibili tramite una ricerca su Google, ed esiste anche un’estensione di Firefox che sfrutta GMail per tener traccia degli impegni chiamata “GTD Gmail Extension“. Nel mio piccolo ne ho sviluppata una, con alcune rivisitazioni. La mia piattaforma è semplice, anzi essenziale, perché ha come obiettivo un utilizzo veloce e continuativo: pochi campi da riempire, funzioni fondamentali, grafica molto easy. Rispetta comunque tutte le regole di base del concetto GTD, ma può essere personalizzata a piacere perché sfrutta l’associazione di N tag ad ogni impegno. E’ quindi possibile utilizzare le liste suggerite dal metodo base, ma anche ampliarle o rivederle completamente. Ed ovviamente è accessibile sempre, via web. Integra inoltre il calendario che Allen suggerisce di utilizzare in parallelo ed un paio di flag per definire un impegno come “urgente” oppure come “parzialmente completo”. Ed ho aggiunto il concetto di impegno “scaduto“. Stavo pensando di farne uno zip e distribuirlo in Open Source sotto licenza GPL, come dBlog (ma dubito che di questo tool seguirò l’aggiornamento), che ne dite? Intanto ecco uno screenshot della mia lista “post” da scrivere sul blog, si può vedere la schermata della piattaforma GTD:

GTD - Getting Things Done - Piattaforma software

Approfondimenti Lifehack.org The community blog on GTD and Productivity 43 Folders A wiki devoted to GTD-related tips and tricks Downloadblog Qualche post sui tool e le tecniche GTD Alessio Bragadini Intervento al BzaarCamp 2006 di Milano Segnalo I post con tag GTD Detto, fatto! L’arte dell’efficienza Libro in italiano su GTD, ed. Sperling & Kupfler Ottantaventi Blog sull’argomento e interessante introduzione al GTD

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